오늘 다루게 될 시간 도둑 제거하기의 세 번째 주제는 ‘서류 정리하기’와 ‘정리 정돈’이다. 보보의 드림레터 14편에서는 완벽주의를 다루었다. 그 중에는 “할 수 있는 일은 지금 바로 처리하자”는 내용이 있었다. 다음과 같은 글이었다.

 “오늘 하루를 언젠가 해야 할 일들을 계획하는 것으로 채우지 말고, 할 수 있는 일들을 골라서 지금 바로 처리하자. 서류나 이메일을 두 번 읽는 행위는 그야말로 시간낭비다. 파일 쌓기의 선 수가 되지 말고 서류 처리의 달인이 되어야 한다. 서류를 일단 손에 잡으면 처리할 때까지 손에 서 놓지 말자. 메일은 확인 즉시 처리하자. 고객은 완벽한 답변이 아니라 제때의 답변을 원한다. 당신에게 완벽주의 성향이 있다면 ‘제대로 처리하기’와 ‘즉시 처리하기’ 사이에서 선택해야 할 것 은 후자일 경우가 많다.”

 드림레터 16편은 이것에 대한 더욱 구체적인 방법론을 다루었다. 서류를 어떻게 정리하고 처리해야 하는지, 내 주변을 정리 정돈하는 것이 시간 관리에서 얼마나 중요한지에 대한 내용이다.

 보보는 만 25살에 입대했다. 자대에 배치 받았던 날의 기억은 아직도 생생하다. 당시 나는 이등병 계급장도 박지 않은 신병이었다. 이제 막 논산훈련소에서 50여 일간의 기초 군사훈련을 마친 상태였다. 유격훈련, 사격훈련, 그리고 체력훈련 등은 쉽지 않았지만 나는 그런 훈련들을 통해 조금씩 군인이 되어갔다. (생각해 보면, 직장에서도 이러한 과정은 비슷하게 진행되었다. 기본적인 업무 능력을 갖추기 위해 MS OFFICE를 배우고 익혔으며, ERP에 익숙해지기 위해 매일 따로 회사에 남아서 연습했던 기억이 난다.)

 자대로 배치 받은 날, 나는 또 한 가지의 기본기를 배웠다. 일병 선임병이 다가오더니 나의 더블백(군인들의 배낭)을 풀고, 관물(군인들의 소지품)을 정리하는 방법을 가르쳐 주었다. 양말과 내의를 접는 법, 관물들을 두어야 하는 위치 등을 알려주었다. 모든 관물들이 개인 관물대에 체계적으로 정리되었고, 군인의 생명인 소총은 별도의 총기함에 넣었다. 자대로 배치된 첫 날에 배웠던 것은 바로 정리 정돈이었다. 이후, 소총은 2년 내내 같은 위치에 있었고, 개인 관물 역시 마찬가지였다. 전쟁이 일어나면 바로 소총을 들고 뛰어나갈 수 있고, 밤에 야간근무를 나갈 때에도 불을 켜지 않고 군복을 입고 장비를 착용할 수 있다. 군대에서는 필요한 물건만이 있었고, 그것은 늘 같은 곳에 제대로 정리되어 있었기 때문이다.

 회사에서도 때로는 전쟁 같은 일이 일어난다. 전화통은 불나기 직전이고, 쌓여진 서류는 낮아질 줄을 모른다. 오늘 꼭 해야 할 일은 긴급한 일들에 밀려 그대로 남아 있는데, 벌써 퇴근 시간이 다 되어간다. 전화 한 통이 걸려온다. “오전에 보내주시기로 한 견적서가 아직 안 와서 확인 전화 드렸습니다.” 으악! 깜빡하고 놓친 업무다. “네, 지금 10분 안에 바로 보내드리겠습니다.” 전화를 끊었다. 스스로 10분이라는 긴급함 속으로 몰아넣은 꼴이 되었다. “언제까지 보내 드리면 되나요?”라고 물으며 업무 시간을 확보하는 방법을 적용할 수 없는 상황이었다. 내가 실수했으니 말이다. 발주서를 보내려고 했는데, 이메일 주소를 적어 둔 쪽지가 눈에 보이지 않는다. 다시 전화를 걸 수도 없으니 서류더미를 뒤적이며 쪽지를 찾는다. 어느 새 3~4분이 지났다. 중요고객 파일을 만들어야지, 하면서 몇 주째 미루고 있는 자신이 한심스러워지는 순간이다. 전화를 걸어 이메일 주소를 물어보면 분명 능력 없는 직원이라고 낙인찍힐 텐데, 시간을 또 몇 분이 흘렀다. 찾지 못하여 결국 전화를 한다.

 아! 나의 책상은 정리 정돈이 필요하다! 내 삶도 정리 정돈이 필요하다.

 직장인들에게 고객파일이나 자주 사용하는 사무용품은 군인들의 총과 같다. 필요할 때 바로 사용할 수 있어야 한다. 사용해야 할 때 바로 찾지 못하면 시간 관리의 치명적인 약점이 된다. 시간 관리를 시작한 사람들에게 일을 하기 위한 기본적인 준비(책상, 서류 정리 등)는 대단히 중요하다. 정리되지 못한 책상은 시간 도둑의 주요범죄자다. 톰 피터스는 자신의 세미나에서 미국의 비즈니스맨들이 하루 평균 25분씩 무언가를 찾는 데에 시간을 낭비한다는 얘길 했다. 나는 25분보다 더 많은 시간을 낭비했던 것 같다. 정리 정돈은 무엇보다도 나에게 가장 먼저 필요한 주제였다.

 자투리 시간이라는 말에서부터 ‘짧게 주어진 시간이지만, 어떤 것을 하기에는 부족한 시간’이라는 뉘앙스가 풍긴다. 그렇다면, ‘초단기 업무시간’이라고 달리 부를지라도 자투리 시간을 활용하겠다는 마음가짐을 가지시길 바란다. 자투리 시간을 잘 활용한다면 일부러 2시간을 내야 하는 일도 해낼 수 있다. 인식의 전환부터 시작하라. 그리고 지금 바로, 당신만의 5분 업무와 15분 업무를 작성해 보시길 바란다.

 올바르게 시작하면 모든 것이 쉬워진다. 정리되지 못한 물건이 우리를 억누르지 못하게 하려면 먼저 책상 위의 물건부터 깔끔하게 정리하자. 엄청난 두께의 서류더미가 쌓여 있다면 정리 정돈이 필요한 상태다. 혼란스러운 주변 환경은 작업 태도에도 영향을 미친다. 주변이 지저분하면 결정을 뒤로 미루는 습관이 생길 수 있고, 어수선함은 사람의 에너지에 좋지 못한 영향을 미치면서 집중력을 떨어뜨린다.

 업무상 스트레스가 심한 시기라면 책상과 주변을 정리하자. 정리 정돈에 시간과 에너지를 ‘투자’하라. ‘소비’가 아닌 ‘투자’라는 단어를 사용했다. 정리 정돈을 한 후에는 상쾌한 기분과 깔끔한 작업 환경을 얻게 되고, 이로 인해 보다 높은 집중력으로 일을 신속히 처리할 수 있기 때문이다. 정리 정돈은 분명 괜찮은 투자다.

아이젠하워 법칙

이제 몇 가지 노하우를 공유할 일이 남았다. 정리 정돈을 할 때 아이젠하워 법칙과 6가지 정리 규칙을 활용해 보시기 바란다. 지금 설명하려고 하는 이 방법은 ‘아이젠하워 법칙’이라고 불린다. 간단하지만 처음 사용했을 때 많은 도움을 얻었던 방법이다. 만약 책상을 정리할 시간이 없어서 지저분한 책상을 한동안 방치해 왔다면, 지금 당장 이 방법(아이젠하워 원칙)을 시도해 보자.

1) 옆에 있는 다른 빈 책상이나 바닥을 4등분으로 나눈다.
   4등분은 각각 이렇게 분류된다.
   버려야 할 것, 다른 사람들의 도움을 받아야 할 것, 지금 해야 할 일, 기타.
2) 책상에 있는 물건들을 하나씩 4등분한 공간 중의 한곳에 놓는다.
3) 정리하는 동안 다른 것에는 신경 쓰지 말고 분류에만 집중한다.
   분류할 때에는 중간에 어설프게 걸쳐 놓는 것들이 없어야 하며,
   제5구역이나 제6구역 따위를 만들지 않는 것이 중요하다.

버려야 할 것 다른 이들의 도움을 받아야 할 것 해먹지 않을 요리법을 적은 쪽지 일주일 이상 지난 신문 필요하지 않은 잡지 날짜가 맞지 않는 메모장/ 달력 다른 사람들에게 전달해 줌으로써 해결될 것들 (혼자서 열심히 노력한 후에는 다른 이들의 도움을 구하는 것까지 해야 비로소 최선을 다하는 것이다.) 지금 해야 할 일 기타 당장 해결해야 할 것들 전화, 메일, 정리 정돈을 통해 처리될 수 있는 것들

<아이젠하워 법칙> -『단순하게 살아라』中

 보보가 아이젠하워의 법칙을 적용하여 정돈을 하니 다음과 같은 것들이 나왔다.

버려야 할 것
 2년 전에 구입한 립케어(입술보호제), 기간이 지난 강연 홍보물, 어제 먹다 남은 과자, 사은품으로 받은 열쇠고리, 못쓰게 된 건전지, 날짜가 지난 플래너, 기간이 지난 커피숍 쿠폰 등

다른 사람들에게 전달함으로 해결될 것
 친구가 왔다가 놓고 간 물건, 위임해야 할 서류들, 누군가에게 주려고 한 책

지금 해야 할 것
 오늘 필요한 명함(오늘 Follow-up 메일을 보낼 고객의 주소가 적혀 있다.), 고객에게 회신하기 위해 참조하려고 꺼내 둔 책, 시간관리 코칭일지(PC로 옮겨야 한다)

기타 (나는 정리 정돈해야 할 이 분류에 속하는 물건들이 제일 많았다.)
 오늘 필요한 명함(오늘 Follow-up 메일을 보낼 고객의 주소가 적혀 있다.), 고객에게 회신하기 위해 참조하려고 꺼내 둔 책, 시간관리 코칭일지(PC로 옮겨야 한다)

 이제 버릴 것은 버리고, 누군가에게 전달할 것은 전달하면 된다. 지금 바로 해야 할 일은 정리가 끝나자마자 해치워 버리자. 기분이 상쾌해질 것이다. 남은 것은 정리 정돈 분류에 남아 있는 물건들을 처리하는 일이다. 물건들을 버리고 정리하며 청소를 하자. 청소를 하며 지켜야 할 다음의 규칙에 따라서 시작하자. 이것은 『단순하게 살아라』의 저자들이 제안한 내용이다. 정리 정돈의 습관을 가지기 전까지 이 6가지 규칙을 잘 보이는 곳에다 써 두라.

청소할 때 지켜야 할 6가지 규칙

  첫째, 물건을 꺼냈으면 제자리에 다시 갖다 놓는다.
  둘째, 열었으면 다시 닫아 둔다.
  셋째, 떨어뜨렸으면 다시 줍는다.
  넷째, 밑으로 내려놓았으면 다시 걸어 둔다.
  다섯째, 살 것이 있으면 즉시 써놓는다.
  여섯째, 수리할 것이 있으면 일주일 안에 해놓는다.

 이제 정리 정돈을 해야 할 시간이다. 다음 몇 가지 팁을 창조적으로 적용해 보는 건 어떤가?

1. 자주 쓰는 사무용품
 좋아하는 펜, 포스트잇, 스테플러, 수정테이프, 가위, 스카치테이프 등은 가장 손이 닿기 쉬운 곳에 잘 정리해 두자. 이것들을 한 번에 정돈할 수 있는 비품이 없다면 오늘 당장 구입하라. 몇 천원으로 우리의 소중한 시간을 버는 일이다.

2. 책상 위의 물건 배치에 신경을 써라
 연말이면 플래너 주문이 폭주해서 전 직원이 함께 플래너 조립을 하곤 한다. ^^ 이 때 분업이 효과적이다. 어떤 직원은 스티커를 붙이고, 다른 직원은 포장을 하는 식이다. 효과적으로 일을 추진하기 위해서는 동선을 고려하여 작업할 수 있는 공간과 위치를 마련하는 것이다. 작업 라인을 최대한 효과적으로 만들어야 일을 빨리 끝낼 수 있다. 이는 책상 위에서 근무할 때도 마찬가지다. 전화기는 오른손을 뻗으면 바로 잡을 수 있는 곳, 전화기 앞에는 메모지와 펜을 두라. 키보드 위에 물건을 놓을 수 있는 제품을 구입하면 휴대폰과 필기구 등을 둘 수 있어서 편리하다. 이런 식으로 작업 환경을 편리하게 만들 궁리를 하자.

3. 실용적이고 값비싼 상자
 여러 가지 물건을 보관할 수 있는 보관함을 사려고 하면 생각보다 비싸다는 것을 느끼게 될 것이다. 하지만, 전문적인 보관함을 구입해야 한다. 인테리어 전문점에서 파는 디자인 위주의 제품보다는 사무용품 전문점에서 전문적인 보관함을 구입하는 게 좋다. 값싼 상자에는 보관하는 비용이 크지 않다는 점 때문에 불필요한 물건까지 보관할 경향이 있다.

4. Special Box
 소중한 사람들과의 추억이 담긴 물건들은 버리기에 쉽지 않다. 초등학교 때부터 소중한 친구들에게 받은 편지, 동료가 준 선물, 여행 때 추억을 위해 구입한 물건 등 말이다. 이러한 것들을 보관할 수 있는 상자를 마련하여 함께 모아두라.

5. 함께 정리할 친구
 동료나 친구와 함께 정리하면 2~3배 빨리 정리할 수 있을 뿐만 아니라 그의 정리 노하우를 배울 수도 있다. 또한 불필요한 물건을 버리기도 쉽다. 언젠가 필요할 것이라고 생각하여 가지고 있는 물건에 대하여 “그냥 버려”라는 친구의 한 마디가 도움이 될 때도 있기 때문이다. 정리해 준 친구나 동료에게 작은 보답을 하거나 함께 식사를 하면 우정도 돈독해질 것이다.

 이제 가장 골치 아픈 녀석이 남았다. 사실, 정리 정돈을 방해하는 주범은 바로 종이다. 서류 정리는 두 가지의 비품이 반드시 필요하다. 서류정리함과 문서보관함이다. 서류 업무가 많지 않은 분이라면 ‘3단 서류정리함’ 만으로도 서류 정리가 가능하다. 하지만, 서류가 많은 분들은 ‘걸이식 서류정리함’이 더욱 편리할 것이라 생각한다. 서류정리함의 용도는 모두 서류 보관이 아니라 서류 처리를 위한 것임을 잊지 말자.

1. 3단 서류정리함 (서류 업무가 많지 않은 분)

미결 : 즉시 처리해야 할 업무를 둔다. 미결함의 서류는 잡는 순간 바로 처리해야 한다.
보류 : 추가적인 정보가 필요하거나, 답변을 기다리거나, 현재 진행 중인 작업으로 인해 바로 처리할 수 없는
       서류를 넣어둔다.
기결 : 처리한 서류를 놓는다. 하루에 한 번은 기결서류함의 문서를 버리거나 중요한 문서는 보관함으로 옮
       겨야 한다.

오늘 해야 할 업무를 머릿속으로만 정리하는 것은 도움이 되지 않는다. 플래너에 오늘의 할 일을 기록하다 보면 해야 할 일이 한 눈에 들어오기 때문에 의욕이 생기고, 컨트롤 할 수 있는 계획을 세울 수 있다. 마찬가지로 서류가 이곳저곳에 널려 있으면 서류가 주는 압박감에 시달리거나 처리할 서류가 얼마나 되는지를 몰라 답답할 수 있다. 하지만, 3단 서류정리함을 잘 활용하면 상쾌한 기분을 느낄 수 있다. 바로 처리해야 할 미결 서류함의 업무를 보며 ‘기다려라. 내가 곧 처리해 주마’라고 의기양양하게 (마음속으로) 소리치는 기분은 느껴봐야 알게 될 것이다. 3단 서류정리함은 간단한 팁이지만 아주 유용하다. 대부분의 직장인들이 활용할 것이라고 생각되지만, 아직 마련하지 못하신 분들은 이번 기회에 꼭 활용해 보시길 바란다. 미결, 보류, 기결이라는 딱딱한 용어 대신 축제꾸러미(일은 곧 놀이니까), 잠깐만~, 야호 완료! 등의 자기만의 언어로 만들면 더욱 즐겁게 일할 수 있다.

2. 걸이식 서류정리함 (서류 업무가 많은 분)

 위로 쌓여진 엄청난 높이의 서류더미는 눈으로 서류를 일일이 확인할 수 없다. 하지만, 위로 쌓여 있던 서류 더미를 세워 두면(그림 참조), 파일에 따라 구분된 서류를 한 눈에 파악할 수 있어서 서류가 많을 경우에도 아주 효과적이다.

 걸이식 서류정리함에는 고객관리파일, 일정관리파일, 프로젝트파일 등 큰 작업 단위로 구분할 수도 있고, 영업 관리, 거래처, 미팅일지, 주간회의 등으로 구체적인 업무 단위로 구분할 수도 있다. 가장 긴급하고 중요한 일들은 손과 가장 가까운 곳에 위치하여 놓치지 않도록 자주 확인하면 된다. 걸이식 서류정리함에서도 3단 서류함의 미결, 보류, 기결을 활용할 수도 있다. 파일 3개를 미결, 보류, 기결로 만들면 된다. (걸이식 서류정리함은 사무용품 전문점에서 구입할 수 있고, 걸어두는 파일을 얼마든지 추가로 구입이 가능하다.)

 서류정리함의 목적은 서류를 효율적으로 처리하기 위하여 정리하는 것이다. 그러므로 처리된 서류는 별도의 문서 보관함에 보관하여야 한다.

장기보관의 7가지 원칙

1. 필요한 비품을 준비하라
보보는 이렇게 보관한다. 장기(수년) 보관할 서류는 파일에, 그리고 수개월 동안 보관할 서류는 문서보관함에 정리한다. 이처럼 효과적으로 관리하려면 필요한 문서보관함을 준비해야 한다.

2. 일대삼 폐기 원칙
보관함에서 서류를 한 번 찾을 때마다 세 개의 오래된 서류를 폐기하라!

3. 유효기간을 기록하라
문서의 효력이 상실되는 시점을 파일 혹은 서류 첫 장에 적어 두라. “2008년 6월 1일 휴지통으로” 이런 식으로 적어두면 효과적으로 관리할 수 있다.

4. 오래된 문서는 즉시 버려라
새로운 정보로 업데이트된 낡은 정보는 즉시 버려야 한다. 서류는 재산이 아니라, 언젠가는 떠날 손님이다.

5. 자투리 시간을 활용하라
정리할 보관함을 꺼내두었다가 커피를 마시거나 자투리 시간이 날 때마다 정리한다.

6. 이름표를 크고 분명하게 써라
이름표는 크고 분명하게 쓰고 가나다순, 날짜순 등을 지켜서 보관해야 찾기 쉽다.

7. 파일이 많다면 목록표를 만들어라
하나의 보관함에 보관된 파일이 많으면 목록표를 만들어 두면 보다 쉽게 찾을 수 있다.

 집중의 힘을 경험하기 위해서는 3가지가 필요하다. 덩어리 시간, 위임의 기술, NO라고 말할 수 있는 용기가 그것이다.

1. 집중하기 위해서는 덩어리 시간이 필요하다. 15분, 30분 등의 자투리 시간은 집중하여 무엇인가 중요한 일을 달성하기에는 너무나도 짧은 시간이다.

2. 중요한 일에 집중할 시간을 확보하기 위해서는 다른 사람이 할 수 있는 일은 위임해야 한다. 위임할 일에 적당한 부하 직원을 찾아 책임 범위를 구분하고 업무를 조정하고 위임하라. 충분한 정보를 제공하고 적시의 피드백을 주라. (위임의 기술은 별도로 자세히 다루게 될 것이다.)

3. 집중의 시간을 가지려면 엄격한 자기 관리와 '노'라고 말할 수 있는 단호한 의지가 필요하다. 이전까지의 나는 덩어리 시간을 가지지 못했는데, 이유는 사람들과의 약속 때문이다. 작업하기로 계획한 날이더라도 만나자는 연락이 오면 바로 작업을 팽개치고(!) 나가 버렸던 것이다. 신기하게도 9월 18일 이후 일주일 동안 나를 찾는 사람이 없었다. 작업을 위해서는 다행인 셈이다.
집중의 힘을 맛보려면 덩어리 시간을 보호하기 위해 NO라고 말할 수 있는 용기가 필요하다. 아니면, 필자의 경우처럼 아무도 찾지 않는 자유로운 일주일이 오기를 기다려야 할 것이다. 그러한 일주일이 언제 올지는 아무도 모른다. 며느리도 모른다.

 최근 홍익출판사와 커리어(www.career.co.kr) 주최로 열린 시간관리 특강에서 정리 정돈에 대한 노하우를 질문하신 분들이 여럿 있었다. 그들에게 이글을 출력하여 보내드리며 내가 도움을 얻은 3권의 책을 추천했다. 여러분들에게도 권한다. 3권 중 한 권 정도를 읽어 보며 우리의 시간관리 및 정리 정돈 노하우를 갈고 닦자. 너무 바빠서 톱날을 갈 시간이 없다면, 무디어진 톱날 때문에 생산성이 그다지 높지 않을 테니까 말이다.

<보보의 드림레터 16편의 실천지침>
  ① 아이젠하워 원칙을 활용하여 책상과 서랍 정리하기
  ② 3단 서류정리함을 마련하여 쌓여둔 서류 말끔히 처리하기
  ③ 책 한 권 읽으며 톱날 갈기 : 『단순하게 살아라』(김영사), 『IDEA HACKS 49!』(홍익출판사),
    『왠지 일이 잘 풀리는 사람들의 습관』(새로운 제안) 中 한 권.